La importancia de la confirmación de asistencia

Entre los preparativos para cualquier tipo de celebración, saber quién va a asistir es una de las cosas más elementales pues es un determinante importante para todo lo demás. Si estás dudando en asistir a una celebración a la que fuiste invitado y aun no te parece relevante confirmar, hemos preparado unos puntos que te harán reflexionar:

¿Por qué es importante confirmar?

• Comida: ¿has ido a una boda, a un bautizo o a cualquier otra fiesta donde has encontrado mesas que nunca se llenan? Generalmente esos espacios vacíos se relacionan a los invitados que no confirmaron su asistencia, o que confirmaron y finalmente nunca llegaron.

Muchas veces los anfitriones de estas celebraciones preparan espacios extras "por si acaso", pero es más usual que se trate de ausencias. Confirmar es una sencilla pero valiosa demostración de aprecio, respeto y gratitud.

Cualquier celebración puede incluir comida y, si se requiere de un menú especial, generalmente contará con la contratación de una empresa especializada en banquetes con la que se deberá definir con anticipación la cantidad de platos a servir.

El protocolo en un buffet

• Espacio y muebles: saber con precisión la cantidad de asistentes que tendremos en una fiesta también nos ayuda a definir si necesitamos alquilar un salón para la celebración, o si nuestra casa es suficiente.

No estás exento de tener algún impedimento para asistir, pero si lo sabes con anticipación puedes ser de ayuda pues con solo comunicar tu decisión de ir o no, ayudarás a quienes te invitaron a saber si es necesario alquilar más sillas, mesas, u otro menaje que hayan incluido para su fiesta.

• Otros invitados: cuando se trata de celebraciones privadas donde, por ejemplo, los novios han decidido compartir su momento solo con las personas más cercanas, es usual que descarten a algunas personas por el cupo que definieron para su celebración. Si sabes que no puedes ir es probable que agradezcan que se los hagas saber para así, con anticipación, incluir a otra persona que quedó por fuera de su listado de invitados.

Claves para decorar las mesas en eventos especiales

Lo mismo sucede si confirmas y no vas, tu espacio vacío es un espacio desaprovechado que se hubiesen podido ahorrar (en términos de servicios como comida), o compartir con alguien que tuviese la disponibilidad. Confirmar la asistencia ayuda a que los gastos del evento estén bien pensados y no haya desperdicios.

¿Cómo hacer más efectiva la confirmación de asistencia?

Si estás organizando un evento y llegaste hasta aquí pensando en cómo hacer para que tus invitados confirmen su asistencia, te aconsejamos revisar la invitación y confirmar que la información que incluyes sea lo más clara posible.

Lo ideal es que la invitación responda a estas preguntas:

1. ¿Qué celebras?
2. ¿Quién extiende la invitación?
3. ¿Cuándo va a ser el evento?
4. ¿Dónde se llevará a cabo?

Algunas veces al final de la invitación se incluye el texto de confirmar asistencia, y esto ayuda bastante en el proceso. Aunque parece algo muy elemental, es posible que en medio de la emoción y los afanes de los preparativos nos fijemos poco en estos detalles o le prestemos más atención al diseño que al contenido (ambos importan) en la invitación.

Con estas preguntas resueltas, entrega la invitación con más de un mes de antelación y comunícate con los posibles asistentes un mes antes del evento.

También puedes pedirle a alguien de confianza que lo haga, pero trata de conversar el tema con naturalidad y confianza, pídeles que te confirmen y si no lo hacen pídeles que lo hagan en un lapso que se ajuste a tus preparativos.

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No tienes por qué sentirte mal al preguntar, como tampoco debes hacerlo si tienes un impedimento y como invitado debes decir 'no'. Confirmar asistencia es un asunto práctico al que no es necesario darle largas, ser claros ahorra confusiones y malestares.